La nota de encargo es un documento fundamental para cualquier agencia inmobiliaria residencial en España. Es el acuerdo formal que establece la relación entre la agencia y el propietario que desea vender o alquilar su vivienda. Una nota de encargo bien redactada protege tus intereses, define claramente los términos del servicio y evita malentendidos, algo crucial en un mercado competitivo como el actual donde muchos leads llegan sin cualificar desde portales como Idealista o Fotocasa.
📋 ¿Cuándo usar este documento? Debes utilizar la nota de encargo al inicio de la relación con un nuevo cliente, antes de invertir tiempo y recursos en la promoción de su propiedad. Es especialmente importante cuando captas una vivienda en exclusiva, para asegurar la comisión pactada.
Secciones del documento
1. Datos de las partes
Identificar claramente a la agencia inmobiliaria y al propietario del inmueble.
Debe incluir:
- Nombre completo o razón social
- DNI/NIE/CIF
- Domicilio
- Datos de contacto (teléfono, email)
💡 Asegúrate de verificar la titularidad del inmueble en el Registro de la Propiedad, especialmente si tratas con herederos o representantes.
2. Descripción del inmueble
Definir con precisión la propiedad objeto del encargo.
Debe incluir:
- Dirección completa
- Referencia catastral
- Superficie (construida y útil)
- Características (número de habitaciones, baños, etc.)
- Estado de conservación
💡 Adjunta un reportaje fotográfico de calidad a la nota de encargo como anexo. Esto ayuda a evitar disputas sobre el estado del inmueble al inicio del encargo. Vesta CRM te permite gestionar fácilmente toda la documentación de cada inmueble.
3. Condiciones del encargo
Establecer los términos económicos y temporales del acuerdo.
Debe incluir:
- Precio de venta o alquiler
- Duración del encargo (plazo)
- Comisión de la agencia (porcentaje o importe fijo)
- Forma de pago de la comisión
- Gastos a cargo del propietario (certificados, etc.)
💡 Especifica claramente si la comisión incluye IVA. En el alquiler, indica si la agencia cobra al propietario, al inquilino o a ambos, y en qué proporción. Recuerda que en muchas comunidades autónomas, la legislación limita el cobro al inquilino.
4. Exclusividad (si aplica)
Definir si la agencia tiene el derecho exclusivo de comercializar la propiedad.
Debe incluir:
- Cláusula de exclusividad (sí/no)
- Consecuencias del incumplimiento de la exclusividad
- Excepciones a la exclusividad (si las hay)
💡 Si el encargo es en exclusiva, explica claramente al propietario las ventajas de esta modalidad (mayor dedicación, mejor promoción, etc.). Si usa Vesta CRM, podrá demostrar con datos la efectividad de sus estrategias y el retorno de la inversión.
5. Obligaciones de las partes
Definir las responsabilidades tanto de la agencia como del propietario.
Debe incluir:
- Obligaciones de la agencia (promoción, visitas, etc.)
- Obligaciones del propietario (facilitar acceso, información, etc.)
💡 Indica claramente que el propietario debe proporcionar la cédula de habitabilidad y el certificado energético, documentos obligatorios para la venta o alquiler de viviendas en España.
Vista previa
NOTA DE ENCARGO Datos del Propietario: [Nombre, DNI, Dirección] Datos de la Agencia: [Nombre, CIF, Dirección] Descripción del Inmueble: [Dirección, Referencia Catastral, Características] Condiciones del Encargo: [Precio, Comisión, Duración] Firmas: [Propietario, Agencia]
Consideraciones legales
- ⚖️ Asegúrate de que la nota de encargo cumple con la Ley de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Informa al propietario sobre el tratamiento de sus datos personales.
- ⚖️ Incluye una cláusula de resolución de conflictos que establezca un mecanismo de mediación o arbitraje en caso de desacuerdo.
- ⚖️ Revisa la legislación autonómica aplicable, ya que algunas comunidades autónomas tienen regulaciones específicas sobre las notas de encargo.
Errores a evitar
- ✗Utilizar una plantilla genérica sin adaptarla a las particularidades del inmueble y del cliente.
- ✗No especificar claramente la comisión de la agencia, lo que puede generar disputas al finalizar la operación.
- ✗Omitir información relevante sobre el estado del inmueble o las cargas que pesan sobre él.
- ✗No obtener la firma de todos los propietarios del inmueble (en caso de copropiedad).
- ✗No conservar una copia firmada de la nota de encargo.
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