La gestión documental en alquileres residenciales es crucial para evitar problemas legales, agilizar procesos y ofrecer un servicio profesional. Con la nueva LAU y la creciente complejidad normativa, tener una checklist clara es fundamental. Esta guía te ayudará a organizar y controlar la documentación necesaria en cada etapa del proceso de alquiler, desde la captación del inmueble hasta la finalización del contrato.
Recopilación Inicial de Documentos
- Obtener la Nota Simple actualizada del Registro de la Propiedad.Crítico
Verifica la titularidad y las posibles cargas sobre la propiedad antes de iniciar cualquier gestión.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Solicitar copia de las Escrituras de la propiedad.Crítico
Confirma la descripción completa del inmueble y los datos registrales.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Recabar el Certificado de Eficiencia Energética (CEE).Crítico
Es obligatorio incluirlo en la publicidad y en el contrato de alquiler, según la normativa vigente.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Obtener el último recibo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).Importante
Verifica que el propietario está al corriente de pago y conoce el valor catastral.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Solicitar DNI/NIE del propietario/a.Crítico
Identificación indispensable para formalizar cualquier acuerdo.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Recopilar el mandato de gestión firmado por el propietario.Crítico
Documento que autoriza a la agencia a gestionar el alquiler en nombre del propietario.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
Documentación del Inquilino y Contrato
- Solicitar DNI/NIE del inquilino/a y de los avalistas (si aplica).Crítico
Verifica la identidad y capacidad legal de los firmantes del contrato.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Recabar justificantes de ingresos del inquilino (nóminas, declaración de la renta).Importante
Evalúa la solvencia del inquilino para asegurar el pago del alquiler. Considera un seguro de impago.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Redactar el contrato de alquiler conforme a la LAU vigente.Crítico
Asegúrate de incluir todas las cláusulas necesarias y adaptarlo a las particularidades de la propiedad y el acuerdo.
👤 Responsable: Abogado/a o Asesor Legal
- Incluir inventario detallado del inmueble y su estado.Importante
Evita conflictos futuros sobre el estado de la propiedad al finalizar el contrato.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Gestionar la firma electrónica del contrato por todas las partes.Importante
Agiliza el proceso y garantiza la validez legal del documento. Vesta CRM facilita la gestión de firmas electrónicas.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Obtener el resguardo del depósito de la fianza en el organismo competente (IVIMA, AVH, etc.).Crítico
Cumple con la obligación legal de depositar la fianza para evitar sanciones.
👤 Responsable: Administrativo/a
Gestión Continua y Finalización
- Almacenar copias de los recibos de pago del alquiler.Importante
Mantén un registro de todos los pagos realizados por el inquilino.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Documentar cualquier incidencia o reparación realizada en la propiedad.Importante
Guarda constancia de las comunicaciones con el inquilino y los justificantes de los gastos.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Gestionar la renovación o finalización del contrato.Crítico
Comunica al inquilino la decisión con la antelación legalmente establecida.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Realizar la inspección final del inmueble y documentar su estado.Importante
Compara el estado actual con el inventario inicial para determinar si hay daños.
👤 Responsable: Agente Inmobiliario
- Devolver la fianza al inquilino (si procede) y obtener el justificante.Crítico
Cumple con la obligación legal de devolver la fianza en los plazos establecidos.
👤 Responsable: Administrativo/a
- Archivar toda la documentación del alquiler de forma segura y organizada.Importante
Cumple con la normativa RGPD y facilita la consulta en caso de necesidad. Vesta CRM te ayuda a centralizar toda la información.
👤 Responsable: Administrativo/a
Consejos Pro
- Digitaliza todos los documentos para facilitar el acceso y evitar pérdidas. Utiliza un escáner o aplicaciones móviles para digitalizar documentos físicos.
- Implementa un sistema de nomenclatura claro y consistente para organizar los archivos digitales.
- Establece permisos de acceso a la documentación según el rol de cada miembro del equipo, garantizando la confidencialidad.
- Realiza copias de seguridad periódicas de toda la documentación para evitar la pérdida de información.
- Capacita a tu equipo en la normativa RGPD y las buenas prácticas en la gestión documental. Vesta CRM cuenta con funcionalidades que facilitan el cumplimiento del RGPD.
